1 外事弁公室への連絡

中国の地方政府には、対外的な交流を担当する外事弁公室（○○省人民政府外事弁公室）があり、日本で国際交流員を経験した職員をはじめとして、外国語のできる職員が比較的多くいます。
アポイントメントの取付けに際しては、この外事弁公室の国際交流処、あるいは友好都市処を窓口として依頼する方法が最も確実であるといえます。
訪問先に直接連絡する方法も考えられますが、面識のない日本からの場合、依頼自体受け付けてくれない可能性もありますので、できるだけ間に人を介した方が良いと思われます。 なお、当協会北京事務所を積極的に活用していただくことも歓迎いたします。

2 相手方の都合に合わせた日程調整

訪問時期、時間等の調整に当たっては、ある程度選択の幅をもたせ、一方的な依頼にならないよう注意が必要です。また、電話だけでなく、お互いがメールを活用し正確な意志疎通ができるように努めてください。
なお、中国では、日本と異なり昼の休憩時間が長く取られています。通常、11時半位から１時半位までの２時間程度ですが、場所によって、あるいは時期によっては３時から午後の勤務が始まる場合もあります。相手の勤務時間に合わせた連絡、訪問を行うようにしてください。
加えて、土日・祝日のアポイントは受け入れてもらえない可能性が高いことも訪問日程を検討する際にご注意ください。

3 余裕のある日程

訪問先の交通事情を考慮し、余裕のあるスケジュールを作成してください。例えば、北京市内では、主要幹線は終日渋滞の傾向にあり予想以上に移動に時間を要することがあります。
訪問先の交通事情等を確認し、訪問時間に遅れるようなことのないよう十分に気をつけてください。 なお、相手方が予定にない日程（昼食・夕食への招待等）を入れることもありますので、柔軟に対応することも必要です。

4 訪問に要する経費

相手先によっては、こちらが要望しなくても訪問地での車等の移動手段（例えば、空港からホテル、ホテルから訪問先等）を確保してくれる場合があります。しかし、無料であるとは限らず、後で請求されることもあります。また、会議室の利用も有料となる場合があります。不要なトラブルを招かないためにも、事前の確認や経費の準備をお勧めいたします。

5 お土産

中国では、訪問先がお土産を用意していることも多く、お互いが交換し合う場合があります。また、予定にない人と面会したり、食事に招待されたりすることもありますので、安価な物でも心のこもったお土産を多めに用意しておくと安心です。
なお、名刺についても、訪問先で切らすことのないよう余裕が必要です。