自治体の海外活動支援
海外での活動：お役立ち情報
２ 催促の文書、確認の文書
1.返事がない場合の催促の文書
| 日付 氏名 職名 住所 Dear ○○○ Did you read the letter which I sent you on July 3? I would like to visit your office on November 3 or 4. I would appreciate it if you would lecture me on the matters in New York City. If possible, please let me have your response to this request until the end of this month. I look foward to seeing you. Sincerely, サイン 氏名 職名 |
（日本語訳）
| 拝啓 ７月３日にお送りしました手紙をお読みいただけましたでしょうか。 11月３日か４日にお伺いして、御教示いただきたく考えております。 お構いなければ、今月末までにお返事をいただきたくお願い申し上げます。 是非ともお目にかかりたく思っております。 敬具 |
＜手紙の書き方のポイント２＞
いつまでに連絡が欲しいと期限を示すことは、相手方に対する失礼にはなりません。また、前に送った手紙のコピーを同封するといいでしょう。
2.アポイントメントが取り付けられた際の確認の文書
| 日付 氏名 職名 住所 Dear ○○○ Thank you very much for your letter of October 15 regarding my visit to you. I would like to confirm the arrangements made for a lecture from you at your office at 10 a.m. Wednesday, November 4. I understand that Mr. Smith will also be present. I appreciate your assistance in arranging this visit and sincerely hope that it will be helpful in making my research fruitful. I look foward to a meaningful exchange of views. Sincerely, サイン 氏名 職名 |
（日本語訳）
| 拝啓 10月15日に早速お返事をいただき誠にありがとうございました。 お約束の確認をさせていただきますと、11月４日水曜日午前10時からということで結構でしょうか。その際スミス様も御同席いただけると承知しております。 このたびはいろいろとお世話になりまして本当にありがとうございました。また、今回の調査が実のあるものになると思っております。 いろいろと意見交換ができることを楽しみにしております。 敬具 |
＜手紙の書き方のポイント３＞
アポイントメント取付けのお礼の気持ちを伝えることが最も大切ですが、確かに連絡を受け取ったことを相手方に伝える意味でも、必ず送るようにしてください。