自治体の海外活動支援
海外での活動：お役立ち情報
３ 時間の変更の文書、取りやめの文書
1.アポイントメントが取り付けられた後の時間等の変更の文書
| 日付 氏名 職名 住所 Dear ○○○ Thank you very much for your letter of October 15 regarding my visit to you. I appreciate your assistance in arranging this visit and sincerely hope that it will be helpful in making my research fruitful. You have informed me of arrangements made for a lecture from you at your office at 10 a.m. Wednesday, November 4. I understand that Mr. Smith will also be present. I am very sorry that I won't be able to visit your office at 10 a.m.. I would appreciate it if you would change a lecture to the afternoon, perhaps from 2 p.m. to 4 p.m. . I would hope that your schedule might allow that accommodation. Please review and advise by return message. I look foward to seeing you. Sincerely, サイン 氏名 職名 |
（日本語訳）
| 拝啓 10月15日に早速お返事をいただき誠にありがとうございました。 このたびはいろいろとお世話になりまして本当にありがとうございました。また、今回の調査が実のあるものになると思っております。 お約束は、11月４日水曜日午前10時からということで、また、その際スミス様も御同席いただけると承知しております。 実は、誠に申し訳ないのですが、当日午前10時にはどうしてもお伺いすることができなくなりました。それで、お構いなければ、当日の午後、例えば午後２時から４時までということではいかがでしょうか。スケジュールを調整していただいて、お返事をいただきたくお願い申し上げます。 是非ともお目にかかりたく思っております。 敬具 |
＜手紙の書き方のポイント４＞
アポイントメント取付けのお礼を書いた上で、連絡のあった訪問の日時等を確認し、変更の希望内容を説明します。お詫びの言葉を述べつつ、なぜ変更しなければならなくなったのかの理由を簡潔に書いた方がいいでしょう。
相手方は、貴重な時間をわざわざあけてくれたのですから、訪問日時の変更はどうしてもやむを得ない場合を除き、絶対にしないようにしましょう。
2.アポイントメントが取り付けられた後の取りやめの文書
| 日付 氏名 職名 住所 Dear ○○○ Thank you very much for your letter of October 15 regarding my visit to you. I appreciate your assistance in arranging this visit. However, I regret to inform you that I won't be able to visit your office. I won't be able to go to New York City for ○○○○○○ (理由). Thank you once again for your kindness. I look foward to seeing you sometime in the future. Sincerely, サイン 氏名 職名 |
（日本語訳）
| 拝啓 10月15日に早速お返事をいただき誠にありがとうございました。このたびはいろいろとお世話になりましたことを深く感謝します。 実は、誠に申し訳ないのですが、どうしても貴殿の所をお伺いすることができなくなりました。○○○○○○（訪問取りやめの理由）によりニューヨーク市を訪問できなくなってしまったのです。 改めて貴殿の御尽力に感謝いたします。また、いつの日かお目にかかれることを楽しみにしております。 敬具 |
＜手紙の書き方のポイント５＞
アポイントメント取付けのお礼を書いた上で、訪問できなくなったことのお詫びの言葉を述べるとともに、訪問できなかった理由を説明した方がいいでしょう。
最後に、再度お礼の言葉を書いてください。
なお、訪問を待っている受入れ側に対して、非常に迷惑をかけることになりますので、やむ得ない場合を除き、突然の予定変更は絶対にしないようにしましょう。